Zuletzt geändert: 18. November 2025
Datenschutzerklärung
Diese Datenschutzerklärung informiert darüber, wie wir personenbezogene Daten bei der Nutzung unserer Website und unseres EstateSync-Dienstes verarbeiten.
Verantwortlicher
Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung, sonstiger in den Mitgliedstaaten der Europäischen Union geltenden Datenschutzgesetze und anderer Bestimmungen mit datenschutzrechtlichem Charakter ist:
EstateSync GmbH
Schaarreihe 24G
26389 Wilhelmshaven
Deutschland
Verarbeitete Daten & Zwecke
Wir verarbeiten personenbezogene Daten von Kunden, Interessenten und Endkunden, soweit dies für den Betrieb unserer Website und die Nutzung unseres EstateSync-Dienstes erforderlich ist. Dazu gehören insbesondere Kontakt- und Kommunikationsdaten, Vertrags- und Abrechnungsdaten sowie technische Nutzungsdaten, die beim Einsatz unserer Webdienste, der API und des Dashboards anfallen. Endkundendaten verarbeiten wir ausschließlich im Auftrag unserer Kunden gemäß Art. 28 DSGVO.
Die Verarbeitung erfolgt zu folgenden Zwecken:
- Website-Nutzung: Bereitstellung und Sicherheit unserer Webseiten sowie datenschutzfreundliche Reichweitenmessung (z. B. Plausible).
- Kommunikation: Bearbeitung von Anfragen und Supportfällen.
- Registrierung & Dienstnutzung: Verwaltung von Accounts, Vertragsdurchführung, Zahlung und Sicherheit.
- Produktanalyse: Analyse der Funktionsnutzung zur Verbesserung und Stabilität des Dienstes (z. B. PostHog; jederzeit deaktivierbar).
- Kontaktanfragen im Auftrag unserer Kunden: Verarbeitung eingehender Endkundennachrichten (z. B. automatisiert ausgewertete E-Mails), Bereitstellung über Webhooks und automatische Anonymisierung nach 7 Tagen – ausschließlich gemäß den Weisungen unserer Kunden als Verantwortliche.
Rechtsgrundlagen
Wir verarbeiten personenbezogene Daten gemäß Art. 6 Abs. 1 DSGVO. Je nach Vorgang erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage einer Einwilligung, zur Vertragserfüllung, zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten oder aufgrund unserer berechtigten Interessen.
Unterverarbeiter
Damit Sie genau nachvollziehen können, welche Daten wir in welchen Fällen verarbeiten, führen wir eine gesonderte Übersicht mit allen Unterverarbeitern, einschließlich der jeweiligen Datenverarbeitungsarten.
Diese Übersicht stellen wir auf folgender Seite bereit: estatesync.com/legal/subprocessors
Hosting & Logdateien
Unsere Dienste werden auf Servern der Google Cloud Platform in der EU betrieben. Zusätzlich nutzen wir für die Bereitstellung unserer Webanwendungen (z. B. Dashboard und Website) den Hostinganbieter Vercel, der Inhalte aus EU-Rechenzentren ausliefert. Im Rahmen des technischen Betriebs können dabei auch Verbindungs- und Logdaten in die USA übermittelt werden; dies erfolgt ausschließlich auf Grundlage geeigneter Garantien nach Art. 46 DSGVO.
Dabei verarbeiten wir – bzw. unsere Hostinganbieter – die für den Betrieb, die Sicherheit und die Wartung unserer Systeme erforderlichen Daten. Dies umfasst insbesondere technische Nutzungs- und Logdaten (z. B. IP-Adresse, Zeitpunkt des Zugriffs, Browser- und Systeminformationen, aufgerufene Ressourcen). Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an einem sicheren und zuverlässigen Betrieb gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO i. V. m. Art. 28 DSGVO. Etwaige Datenübermittlungen in Drittländer erfolgen ausschließlich auf Basis geeigneter Garantien nach Art. 46 DSGVO.
Server-Logdaten speichern wir aus Sicherheitsgründen bis zu 30 Tagen und löschen sie anschließend automatisch, sofern keine Erforderlichkeit zur Aufklärung von Missbrauch besteht. Logdaten aus der Nutzung unserer Dienste (z. B. API-Aufrufe) können wir zur Fehleranalyse und Verbesserung des Dienstes länger speichern; sie unterliegen denselben Lösch- und Schutzvorgaben.
Cookies & lokale Speicherung
Wir verwenden auf unserer Website und innerhalb unseres Dienstes Cookies, soweit dies für die Bereitstellung unserer Funktionen technisch erforderlich ist. Technisch nicht notwendige Cookies oder vergleichbare Technologien setzen wir nur ein, wenn Sie zuvor eingewilligt haben. Die im Dashboard genutzten Analysefunktionen (z. B. PostHog) werden ausschließlich für angemeldete Nutzer eingesetzt und können jederzeit in den persönlichen Einstellungen deaktiviert werden.
Sie können das Speichern von Cookies in den Einstellungen Ihres Browsers einschränken oder verhindern und bereits gespeicherte Cookies dort jederzeit löschen. Bitte beachten Sie, dass dadurch Teile unseres Angebots eingeschränkt funktionieren können.
Wenn Sie einen EstateSync-Account nutzen, setzen wir zusätzliche Session-Daten ein, die für die Anmeldung, Sicherheit und Funktionsfähigkeit des Dienstes erforderlich sind.
Kontaktaufnahme
Wenn Sie uns per Kontaktformular, E-Mail oder Telefon kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen bereitgestellten Angaben zur Bearbeitung der Anfrage. Die Verarbeitung erfolgt gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Kommunikation) bzw. lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an Beantwortung von Anfragen).
Einbindung externer Dienste
Wir binden vereinzelt Inhalte externer Anbieter ein (z. B. Karten oder Videos). Dabei wird technisch bedingt die IP-Adresse an den jeweiligen Anbieter übermittelt, um die Inhalte bereitzustellen. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an der Optimierung und Bereitstellung unseres Onlineangebots gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Weitere Details zu eingebundenen Diensten finden Sie in den jeweiligen Unterabschnitten.
Plausible Analytics
Wir nutzen Plausible Analytics zur datenschutzfreundlichen Reichweitenmessung unserer Website. Plausible arbeitet ohne Cookies, speichert keine Informationen auf Ihrem Endgerät und verarbeitet ausschließlich aggregierte, anonymisierte Nutzungsdaten (z. B. Seitenaufrufe, Referrer, Gerätetyp, Browser, gekürzte IP-Informationen). Eine Identifizierung von Besuchern ist nicht möglich.
Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich in der EU auf Grundlage unseres berechtigten Interesses gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Eine Einwilligung ist nicht erforderlich.
Datenschutzerklärung von Plausible: https://plausible.io/data-policy
PostHog (Produktanalyse)
Im EstateSync-Dashboard nutzen wir PostHog (EU-Hosting), um Funktionsnutzung, Ereignisse und Fehler zu analysieren und unseren Dienst weiterzuentwickeln. Die Verarbeitung erfolgt zur Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und auf Grundlage unseres berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Analyse können Sie jederzeit in Ihren Kontoeinstellungen deaktivieren; danach werden keine weiteren Nutzungsereignisse erfasst. Es findet kein Tracking zu Marketingzwecken statt.
Datenschutzerklärung von PostHog: https://posthog.com/privacy
YouTube & Google Maps
Wir binden YouTube-Videos und Google-Maps-Karten über ein Click-to-Load-Verfahren ein. Erst wenn Sie den jeweiligen Inhalt aktiv laden, wird eine Verbindung zu Google aufgebaut und personenbezogene Daten (z. B. IP-Adresse) übertragen. Die Verarbeitung erfolgt in diesem Fall auf Grundlage Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
Datenschutzerklärung von Google: https://policies.google.com/privacy
Übermittlungen in Drittländer
Wenn Daten in Länder außerhalb der EU übertragen werden, erfolgt dies auf Grundlage der Art. 44 ff. DSGVO, z. B. mittels Standardvertragsklauseln. Details zu den eingesetzten Unterverarbeitern finden Sie unter estatesync.com/legal/subprocessors.
Speicherfristen & Löschung
Daten werden gelöscht, sobald sie für ihre Zwecke nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Für handels- und steuerrechtliche Unterlagen gelten die gesetzlichen Fristen.
Betroffenenrechte
Sie haben im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten. Bereits erteilte Einwilligungen können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.
Zudem haben Sie das Recht, eine Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde einzureichen, etwa bei:
Der Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen
Prinzenstraße 5
30159 Hannover
Telefon: 0511 120-4500
Telefax: 0511 120-4599
E-Mail: poststelle@lfd.niedersachsen.de
Beschwerdeformular: https://www.lfd.niedersachsen.de/beschwerde
Für personenbezogene Daten, die wir ausschließlich im Auftrag unserer Kunden verarbeiten (Endkundendaten), sind Betroffenenrechte grundsätzlich gegenüber dem jeweiligen Kunden als Verantwortlichem geltend zu machen. Wir unterstützen unsere Kunden bei der Bearbeitung solcher Anfragen im Rahmen des Auftragsverarbeitungsvertrags.
Wie Sie EstateSync kontaktieren können
Sollten Sie Fragen zum Datenschutz oder Ihren Daten bei EstateSync haben, können Sie uns jederzeit per E-Mail oder Telefon kontaktieren. Dies gilt auch für Anfragen zur Bearbeitung, Berichtigung oder Löschung Ihrer Daten.
Telefon: +49 4421 2099844
E-Mail: info@estatesync.com